学生档案管理制度
的有关信息介绍如下:1 目的
规范学生档案管理工作,保证学籍档案的准确性、及时性和完整性。
2 管理原则
为学生服务、统一管理,严格保密。
3 职责
3.1招生部负责总校报名新生档案材料的建立。
3.2学工部负责总校学生档案材料日常管理工作。
3.3各校区负责本校区学生档案材料的建立和日常管理工作。
4 工作程序
4.1 学籍
4.1.1建档
1)招生部在新生报名后将所招新生的信息及时录入内网进行分班。
2)招生部办理完新生录取手续后,将所招新生的录取档案整理交学工部。
3)学工部负责建立总校学生学籍档案。
4)各校区负责建立总校扩招班及本校区学生学籍档案。
4.1.2注册
1)总校学生注册由班主任在每学期开学初将学生证收齐后到学工部办理,填写《学生学籍注册汇总表》。
2)校区学生注册由各校区学生管理部门办理,并在每学期开学初第一个月底前将本学期学生报到注册情况汇总,填写《 校区 年 学期学生报到注册情况汇总表》经校区领导签字同意,加盖校区公章后报学工部。
4.2 学生档案
4.2.1 档案材料的收集
在校期间学生档案应不断充实以下内容:
1)录取通知书。
2)招生报名登记表。
3)学籍表。
4)新生体检表
5)技能鉴定考核登记表。
6)学生在校期间获得各类表彰所形成的材料及登记表。
7)学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律形成的处理意见。
8)可供组织参考的其他材料。
4.2.2归档要求
1)档案内材料必须是办理完毕的正式材料。
2)学生档案材料必须完整、真实,文字清晰,对象明确,注明承办校区、系、年级、专业及时间。
3)凡材料规定由组织审查盖章的,必须签字并加盖公章;个人文字材料必须有本人签字。
4)各类材料必须使用A4纸(或信纸),只能用碳素、蓝黑墨水书写或打印。
4.2.3日常维护
1)学工部负责总校学生学籍档案日常维护。
2)各校区负责本校区学生学籍档案日常维护。
3)总校扩招班学生学籍档案第一年由所在校区负责维护,第二年七月底前各校区将扩招班学生学籍档案移交总校学工部,并填报《学生档案交接登记表》
4)所有学籍档案日常维护要有详细记录,并认真填写《学籍表》。
5)学生在校期间因各种原因需出具证明的,各系或校区出具学生身份证明,加盖各系或校区公章后,到学工部办理相关手续。
6)学生因各种原因中途离校时,各系或校区负责将学生证收回,学生学籍档案密封留存学校,不准学生带走。
7)学生在校期间如有退学、休学、转班、开除学籍等情况时,各系或校区须及时上报学工部,学工部变更学籍。
8)每学期开学两月后仍有学生不报到,各系或校区应于第三个月中旬前填写《 系(校区) 年 学期学生学籍变更汇总表》经系或校区领导签字同意,加盖系或校区公章后报学工部办理除名手续。
4.2.4档案的借阅与提取
1)经校区主管领导(系主任)批准,校区学籍管理部门(系)可借阅本校区(系)的学生档案,并履行借阅登记手续,其他人未经批准不得查阅学生档案。
2)查、借阅档案,必须严格遵守保密制度,严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料,未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。
3)学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。
4)档案不对外借阅。如确需借出使用,经学工部长批准后方可办理借阅手续。
5)毕业生档案提取由本人持(派遣证、毕业证等)相关证明、证件到学工部办理,并填写《学生档案提取申请表》。
6)退学、流失的学生,不能提取档案。
4.2.5档案的传递
1)传递的学生档案材料必须完整齐全,并按规定认真整理,严禁扣留材料或分批转出。
2)各校区档案管理部门应按学工部的具体要求指定专人负责档案管理工作。
3)各校区应在每学期开学一个月内将本学期学生报到情况汇总报学工部备案。
4.2.6毕业资格的审核及保管
1)各校区每年4月底前将毕业班《学生花名册》及学生学籍档案交学工部,并填写《学生档案交接登记表》。
2)学工部负责审核毕业生花名册及制作毕业证。
3)招生部负责到省人力资源和社会保障厅办理毕业证验印手续。
4)校区学生毕业证由各校区分发,总校学生毕业证由各系分发,每年12月底,各系将未发放完结的学生毕业证及毕业证领取签字表交回学工部。
5)毕业学生的档案由学工部整理交综合部存档。
5. 相关文件
1.SXYJ/B-0704《学生教育管理控制程序》
6. 记录